• Informar por escrito al Instituto, a más tardar dentro de las 48 horas siguientes, de la ocurrencia del siniestro, la ubicación del equipo dañado, datos básicos para identificarlo, todo a manera de aviso provisional del siniestro.
• Notificar al Instituto por escrito a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que ocurrió el siniestro los pormenores del mismo, llenando el formulario de aviso de accidente respectivo.
• Fotocopia de la licencia de conducir del chofer del equipo siniestrado
• Certificación de la propiedad del vehículo dañado con no más de un mes de emitida, extendida por el Registro Público de la Propiedad de Vehículos.
• Copia del Parte Oficial de Tránsito, en el que conste las declaraciones dadas por las partes involucradas
• Facturas canceladas por concepto de reparación de los daños, luego de realizado el avalúo por parte del ingeniero asignado por el Instituto. Sin embargo, si el vehículo no ha sido reparado, se aceptarán facturas proforma, pero no se reconocerán los impuestos de venta respectivos.
• En caso de pérdidas sufridas por robo de los equipos o partes aseguradas se requiere copia original de la denuncia formulada ante el Organismo de Investigación Judicial
• Copia del Acta de Inspección Ocular realizada en el lugar de los hechos por parte del Organismo de Investigación Judicial.
• Factura proforma de un equipo similar al robado

Si en el accidente sufren lesiones terceras personas y se ve afectada la cobertura de Responsabilidad Civil, el Asegurado deberá:

• Coordinar con el Instituto la asignación del número de caso y la orden de atención médica para que el perjudicado reciba la valoración respectiva.
• Presentar constancia o certificación de salario de los perjudicados, extendida por su patrono, en la que se indique que los días de incapacidad no le serán reconocidos. En caso de que el lesionado posea trabajo propio, deberá presentar copia de la Declaración de la Renta para el periodo inmediatamente anterior a la fecha del accidente, así como una certificación de ingresos extendida por un Contador Público Autorizado junto con los papeles de trabajo respectivos.
• Si por el contrario los daños son ocasionados a algún vehículo o propiedad inmueble, en el aviso de accidente deberá indicarse el lugar donde se encuentra el mismo, con el fin de realizar el avalúo correspondiente. Los bienes afectados no podrán repararse antes de haber sido inspeccionados por los peritos designados por el Instituto.
• En caso de vehículos afectados, adjuntar copia del Parte Oficial de Tránsito, en el que consten las declaraciones de las partes involucradas.
• Presentar las facturas canceladas por concepto de reparación de los daños, basándose en el avalúo efectuado

El Instituto se reservará el derecho de solicitar otros requisitos, según lo estime procedente y necesario.