Artículo Nº 1: de conformidad con los artículos 108 de la Ley de Contratación Administrativa y 110.5 del Reglamento General de Contratación Administrativa, el Instituto Nacional de Seguros emite el presente Reglamento de Registro de Proveedores de acatamiento para todas aquellas personas físicas y jurídicas que soliciten su inclusión en el mismo, efecto de ser tomados en cuenta en los futuros procedimientos de contratación que se promuevan.
Artículo Nº 2: las personas que participen en los procesos de contratación administrativa, deberán estar registrados y serán evaluados en forma integral en cuanto a su historial, capacidad técnica y demás aspectos que resulten de interés.
Artículo Nº 3: el Registro de Proveedores es un elemento esencial de obligada consulta por todas aquellas unidades administrativas que estén facultadas para realizar trámites de contratación administrativa y permitirá mantener actualizados requisitos, características de proveedores, bienes y servicios ofrecidos.
Artículo Nº 4: el Instituto Nacional de Seguros invitará mediante publicación en el Diario Oficial La Gaceta y posteriormente en los principales diarios del país, por lo menos una vez al año aquellas personas físicas o jurídicas que deseen formar parte del Registro de Proveedores para las futuras contrataciones a realizar.
Artículo Nº5: las solicitudes de incorporación al Registro de Proveedores, podrán formularlas los interesados en cualquier momento, en simple documento, dirigidas al Departamento de Proveeduría, aportando la siguiente información:
- Nombre o razón social.
- Dirección geográfica y postal.
- Número de teléfono y número de faxl.
- Descripción de la actividad a la que se dedica, así como los bienes y servicios que ofrece en orden alfabético.
- Copia de la cédula de identidad del proveedor.
- Si es Representante de Casas Extranjeras, indicar las casas que representa, su dirección, fax, teléfono y suministros que distribuye, en orden alfabético.
- Indicar si dispone de facturas timbradas.
- Nacionalidad del proveedor.
- Indicar si es proveedor directo e intermediario.
- Indicar el monto mínimo de participación en relación al cual está interesado de contratar en los distintos procedimientos.
- Señalar si fuera el caso, las entidades estatales con las que usualmente contrata.
En caso de tratarse de personas jurídicas, aportar además:
- Certificación pública o fotocopia certificada notarialmente sobre la inscripción de la empresa, naturaleza y propiedad de las acciones. Si las cuotas o acciones fueren nominativas y éstas le pertenecen a otra sociedad, deberá igualmente aportarse certificación pública.
- Certificar personería del Gerente, Presidente o Apoderado legal.
- Fotocopia de la cédula de identidad del apoderado legal.
Artículo Nº 6: una vez realizada la solicitud de incorporación, el INS verificará si se aporta información de mérito y responderá al interesado en el transcurso de los diez días hábiles siguientes al recibo de la solicitud. En caso de existir incumplimiento o defecto, procederá a conceder un plazo de 5 días hábiles para que subsane. Si la prevención no es atendida en el tiempo, la solicitud se tendrá rechazada sin más trámite.
Artículo Nº 7: todo interesado en integrar el Registro de Proveedores, con posterioridad a la presentación de la respectiva solicitud, estará obligado a verificar la inclusión dentro de quince días hábiles, a partir del vencimiento del plazo de inclusión.
Artículo Nº 8: el Instituto de Seguros invitará a presentar oferta a las personas debidamente inscritas en el Registro de Proveedores y que estén en capacidad de ofertar el suministro o el servicio, y se reserva el derecho de publicar en los principales diarios del país avisos para obtener suficientes ofertas. No se invitará a aquellos proveedores que han sido sancionados por la Administración.
Artículo Nº 9: serán excluidas del Registro de Proveedores aquellas personas físicas que en forma reiterada no respondan al llamado a concursar en los distintos procedimientos de contratación, previamente se le informará al proveedor tal decisión, quien en caso de inconformidad, podrá recurrir la actuación por medio de los recursos ordinarios que establece la Ley General de la Administración Pública.
Artículo Nº 10: cuando al proveedor se le aplique la sanción de suspensión para contratar con la administración, con apego a las regulaciones que sobre la materia contenga el ordenamiento jurídico, tal circunstancia se hará constar en el Registro de Proveedores, a efecto de dar cumplimiento con el fin legal previsto.
Artículo Nº 11: los proveedores incorporados al Registro quedan obligados a notificar al INS sobre cualquier cambio, tales como:
- Sustitución del apoderado legal.
- Incorporación de nuevos accionistas.
- Cambio de dirección, teléfono o facsímil.
- Sustitución de la persona autorizada para retirar cheques.
- Cambio de líneas comerciales, etc.
Artículo Nº 12: las empresas incorporadas en el Registro de Proveedores, no están obligadas a presentar en cada licitación, la certificación de personería, cuotas y acciones. Si ésta no tiene el año de emitida, bastará con que indique que el contenido de lo certificado en los documentos aportados al momento de inscripción en el Registro de Proveedores permanece invariable.
Artículo Nº 13: una vez incorporados al Registro, los interesados no están obligados a solicitar nuevamente su incorporación, sino bastará que renueven aquellos documentos legales vencidos y notificar cualquier cambio como los señalados en los artículos 7 y 8.